O que aprendi na prática sobre workshops de ideação (e que os cursos de UX não vão te ensinar)

Dicas para ajudar no sucesso das dinâmicas, desde a observação atenta do contexto até a coragem para dar um “twist”

Por Paula Madeira, do time da Sensorama Design.

Se você está entrando na área de UX agora, ou mesmo se já está nela há um tempo, workshops de ideação podem ser intimidadores. Existe uma grande pressão para que ele seja o divisor de águas, que ali surja uma ideia fantástica e solução do problema seja descoberta, e que todos terminem o dia felizes sabendo que a missão foi cumprida.

Workshops de ideação são grande parte do processo de trabalho de um UX Researcher ou UX Designer, porém, não recebem a devida importância nos cursos de UX que temos por aí. Na minha humilde opinião, o motivo é simples: um workshop de ideação é algo que exige prática, tempo e é muito difícil de se simular sem estar em um contexto real.

Eu mesma não sabia muito bem como fazê-los quando comecei a trabalhar com UX. Qual o melhor formato? Como acertar na facilitação? E se der errado e gastarmos horas do dia de alguém para algo que não atingiu seu objetivo? Por isso, após alguns meses na área, resolvi falar sobre o que aprendi sobre organização e facilitação de workshops de ideação.

Se você é uma pessoa que está começando, que vai começar ou que simplesmente tem dificuldades nesse processo, estou aqui para dar algumas dicas de como tenho amadurecido nesta parte do trabalho. Apresento aqui as quatro coisas mais importantes que descobri após alguns workshops bons e alguns ruins dos projetos em que já estive:

1. Planejamento é importante porque tempo é importante

A ideia não é chover no molhado, nem falar algo óbvio aqui. Mas um workshop bem planejado já tem 50% de chances de ser um sucesso. Ao atuar com UX, seja dentro de um time de produto, time de design ou em uma consultoria com projetos de experiência do usuário para empresas, o tempo é um elemento crucial.

Possivelmente a empresa para qual você vai trabalhar ou trabalha, já atua com um framework ágil. Se não for o caso, muito provavelmente o projeto em que você vai estar inserido terá um número determinado de dias, semanas ou meses para ser finalizado e entregue. Isso quer dizer que o tempo para fazer o workshop também é limitado. Dificilmente será possível realizar uma dinâmica que dure mais de um dia ou muitas horas.

Por isso, é preciso trabalhar bem com o tempo que se tem nas mãos e montar algo que caiba dentro do horário estabelecido para que a ideação aconteça.

Mas como saber se o que foi planejado cabe dentro do tempo estabelecido? Em um projeto que trabalhamos tivemos que elaborar um workshop de ideação que tinha que rodar em 3h. Após montá-lo, eu e colegas rodamos o workshop entre nós para verificar se as nossas estimativas de tempo por tarefa estavam realistas com o que havíamos proposto.

Uma rodada de teste do seu workshop será sempre possível? Não. Nesses casos, você, como profissional, deve entender como o cliente ou o time em que você está inserido funciona e entender também as metodologias que você vai usar. O que nos leva para o próximo tópico.

2. Nem tudo pode ser resolvido com um Crazy 8

Eu sei, eu sei. Eu não consigo pensar em um curso de UX Experience que eu tenha feito onde Crazy 8 não era parte do processo para resolução de um case fictício. E não me leve a mal, não quero desmerecer sua força e utilidade, porque ele é sim um método simples e eficaz. Porém, com a infinidade de métodos que existem, as chances de se encontrar algum melhor e mais objetivo que o Crazy 8 são consideráveis.

Às vezes o Crazy 8, principalmente de forma remota, exige muito tempo e esforço para um resultado que alguma outra metodologia poderia trazer. Tivemos um projeto esse ano de 2021 onde usamos o Crazy 8 em uma ideação com o cliente, e foi muito bom, pois fazia sentido no contexto e de lá conseguimos extrair as ideias principais para começar a criar os primeiros wireframes do projeto.

Por outro lado, já estive em um projeto em que ele foi usado e as outras metodologias acabaram sendo mais úteis do que ele, além dele ter tomado um tempo precioso que eu tinha nas mãos.

Com isso em mente, saiba que é uma boa metodologia que pode trazer ótimos resultados, mas não é para ser usada sempre, sem analisar profundamente se faz sentido ou não. Então abra sua mente para a quantidade de possibilidades que existem de métodos por aí. Às vezes, ótimos workshops de ideação requerem muito tempo de estudo e pesquisa para se achar formas de idear que saiam um pouco do óbvio. O que nos leva para o próximo tópico.

Crazy 8 usado em uma sessão de ideação

3. Está tudo bem alterar uma metodologia existente (e até criar uma do zero)

A magia do UX está no fato de que (quase) nada é escrito em pedras. Os métodos de ideação são como um grande lego com peças diferentes e coloridas com as quais você pode fazer igual está na caixa, ou pode mudar as peças de lugar como preferir. Mas você pode estar pensando: que loucura mudar algo que alguém já fez, testou e ensinou a fazer exatamente dessa forma. Pior ainda, criar algo sendo que existem milhares de frameworks prontos para usar?

Existem sim uma gama de frameworks que podem ser usados. Mas pode ser que a forma pensada pela pessoa não condiz com a realidade do seu projeto ou da sua equipe, e por isso está tudo bem em modificar até ficar perfeito para as suas necessidades.

É o que gosto de chamar de twist. Em um time que estou inserida tive que pensar em um bom workshop de ideação para resolvermos um problema. Pesquisando, me deparei com duas metodologias bem interessantes, mas eu tinha dois problemas:

1. Uma delas se chama 1–2–4-all e sugeria tempos que não eram realistas com o tempo que eu tinha e nem com o número de pessoas em cada fase, então modifiquei para fazer sentido para o contexto;
2. Uma outra se chama Round-Robin e achei ela fantástica, mas conclui que, para o problema que tínhamos que resolver, ela focava muito nos pontos negativos e por isso mudei para ser um processo que envolvesse mais sugestões e críticas construtivas. Além disso, para a parte de análise eu me inspirei em alguns outros métodos que já vi outros colegas usando e adaptei.

Round robin twist usado em uma oficina de ideação

Nesses dois exemplos acima, que foram inclusive usados com o mesmo time, o resultado que obtivemos foi fantástico. E o que ajudou a chegar nesse resultado foi entender o problema, fazer um bom planejamento e, principalmente, entender o time. O que nos leva para o próximo tópico:

4. Às vezes leva tempo até descobrir o que funciona melhor para o time e projeto em que se está inserido

Claro, UX é sobre pessoas. Mas as pessoas vão muito além daquelas que são nossas usuárias. No contexto do trabalho em UX também entra lidar e entender os stakeholders, interessados no projeto, product managers e muitas outras pessoas com diferentes funções e cargos que estarão junto a você. Observar bem como cada pessoa age e pensa de forma individual, bem como qual a dinâmica do grupo ajuda enormemente na hora de escolher boas metodologias.

Em times onde temos pessoas de diversos níveis de senioridade e em que as mais seniores participam ativamente, precisamos analisar com cuidado os processos para que não se tome como ideia final o que é apenas HIPPO (Highest Paid Person’s Opinion, aqueles momentos em que a opinião da pessoa com o salário mais alto prevalece).

Em um time de produto em que estou inserida, acontece muito de termos pessoas de senioridades diferentes no mesmo workshop. Fui percebendo que manter todos na mesma sala, falando ao mesmo tempo, matava algumas ideias antes da hora. Pior, não se deixava que algumas ideias sequer surgissem! Essa percepção me fez direcionar todos os workshops desse projeto para dinâmicas mais colaborativas, dividindo as pessoas em breakout rooms, misturando as pessoas do time e equilibrando e ao mesmo tempo empoderando a fala de todos.

Co-creation workshop onde os participantes foram divididos em grupos

Esse movimento que tomei não aconteceu do dia para a noite, mas como facilitador é importante estar atento a qualquer coisa que possa enviesar resultados e apagar a fala de algum membro do time. Em um workshop de ideação é importante que todos se sintam ouvidos e sintam que suas ideias estão sendo valorizadas, mesmo que no final elas sejam descartadas após o grupo avaliar que outras ideias são soluções melhores para o produto.

Para concluir, um resumo

Ao desenvolver workshops de ideação, mantenha em mente esses quatro pontos:

1. Planejamento é meio caminho andado para o sucesso de um workshop e o tempo é um limitante ao qual devemos estar atentos a todo momento.
2. Explore as possibilidades das infinitas metodologias que existem para se chegar em soluções.
3. Não tenha medo de modificar algo existente ou criar algo novo que se adapte às necessidades do time ou projeto que você faz parte.
4. Para escolher os melhores métodos, observe e analise bem o contexto em que se está inserido e como são as pessoas com quem você trabalha.

Ideação é um processo importante e desafiador na área de UX. Como vimos, ser uma pessoa observadora, curiosa e organizada ajuda a tornar esses momentos de desenvolvimento e facilitação de workshop mais assertivos. E esperamos que essas quatro dicas ajudem também.

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